RECOURIR AU TELETRAVAIL : MODE D EMPLOI

En raison de la crise sanitaire, le télétravail s'est temporairement imposé aux entreprises dans certains secteurs d'activité.

Alors, si votre entreprise y trouve un intérêt, pourquoi ne pas continuer à y recourir d'une façon ou d'une autre?

Le télétravail est généralement une opportunité coté employeur et côté salarié.

A la clé pour l'entreprise, gain de productivité, réduction des coûts et motivation des équipes.

C'est aussi devenu un argument de recrutement et un outil de négociation, au même titre que le salaire.

Autant d'éléments qui font qu'aujourd'hui, pour tous les postes de travail qui s'y prêtent, il est pertinent de réfléchir à la mise en place du télétravail, au moins de façon partielle.

Télétravail et crise sanitaire, où en est on?

Obligatoire puis recommandé

Levier majeur de la continuité du fonctionnement des entreprises depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail occupait toujours, début 2022, une place centrale.

Au 3 janvier, toujours sanctions financières à la clé, le "protocole sanitaire en entreprise" défini par les pouvoirs publics l'imposait encore aux employeurs qui devaient prévoir 3 voire 4 jours de télétravail par semaine pour les postes qui le permettaient.

Depuis le 2 février 2022, cette injonction s'est transformée en préconisation : le recours au télétravail n'est plus présenté comme obligatoire mais seulement "recommandé", tout en soulignant qu'il reste un outil de prévention des risques liés au Covid.

Dans ce contexte, recourir au télétravail est une décision qui vous appartient à nouveau. A vous d'en fixer les modalité dans votre entreprise, sachant que le protocole sanitaire ne prévoit pas de "dose minimale recommandée" de télétravail.

Actuellement 3 principales sources de référence

Formaliser le recours au télétravail implique aujourd'hui de respecter à la fois les règles fixées par le code du travail qui s'imposent à tous les employeurs et par l'accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 seulement si vous relevez d'un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CGPME, UPA), sachant que cet ANI a été complété par des recommandations via l'ANI du 26 novembre 2020 intitulé "pour une mise en oeuvre réussie du télétravail".

Par ailleurs, dans certains secteurs d'activité, des accords de branche peuvent encadrer le télétravail.

Télétravail, de quoi parle t'on?

Le télétravail est une activité professionnelle effectuée en tout ou partie hors des locaux de l'entreprise.

Il peut être régulier, ou occasionnel.

Il est basé sur les principes suivants :

- le salarié doit être volontaire, sauf télétravail imposé en cas de circonstances exceptionnelles (ex. : pandémie comme pendant la crise sanitaire) ou de force majeure (ex. : destruction des locaux de travail) de façon à protéger les salariés et assurer la continuité de l'entreprise;

- le travail n'est pas lié à une localisation particulière, de sorte que le salarié peut l'exercer au domicile, mais aussi, dans d'autres lieux dits "tiers" (ex. : bureaux en coworking);

- le salarié peut devenir "télétravailleur" soit dès l'embauche, soit ultérieurement.

Comment mettre en place le télétravail?

Plusieurs modalités

Le télétravail peut être instauré collectivement par le biais d'un accord collectif ou, à défaut, par une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique (CSE), s'il existe.

Autre option : vous mettre directement d'accord avec le salarié à l'embauche ou ensuite par avenant à son contrat de travail, ou même en formalisant votre accord commun par tout moyen (ex. : échange de mails). Vous y informez le salarié sur le fonctionnement du télétravail (notamment les équipements, leurs coûts, les assurances, les règles de prise en charge des frais professionnels, les modalités d'articulation entre le présentiel et le distanciel).

Accord collectif

Il s'agit d'un accord collectif "classique", négocié selon les modalités habituelles.

En dessous de 11 salariés, vous pouvez élaborer vous même un projet d'accord, puis le soumettre à vos salariés ("accord-référendum"), qui doivent l'approuver à la majorité des 2/3.

Par exception, si votre entreprise de 11 à 20 salariés n'a pas de CSE, vous pouvez aussi recourir à ce mécanisme. Veuillez à déposer l'accord sur la plateforme "Téléaccords" (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Charte

S'il n'existe pas de délégué syndical (DS) dans votre entreprise (ou s'il y en a mais que la négociation préalable à laquelle vous étiez astreint n'a pas abouti), vous pouvez envisager l'élaboration d'une charte (après avis du CSE, s'il existe).

En principe, le contrat de travail du salarié qui passerait en télétravail n'est alors pas modifié. Inutile d'établir un avenant.

Toutefois, sachez que le salarié peut refuser le télétravail même s'il occupe un poste éligible au sens de la charte.

Contenu de l'accord ou de la charte

L'accord collectif ou la charte doit prévoir a minima :

- les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d'épisode de pollution;

- les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail;

- les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail;

- les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail;

- la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail;

- les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail;

- les modalités d'accès des salariées enceintes à une organisation en télétravail.

Fixer la durée du travail

Plages horaires de travail

La durée du travail du salarié est identique qu'il soit sur site ou en télétravail : durée maximale quotidienne, durées maximales hebdomadaires, temps de repos, etc.

Le salarié étant à distance, l'enjeu se situe dans la question du contrôle du temps de travail et de la régulation de la charge de travail.

C'est l'accord collectif ou la charte qui en précise les modalités et qui détermine les plages horaires durant lesquelles vous pouvez contacter le télétravailleur.

En l'absence d'accord collectif ou de charte, c'est vous qui fixez ces plages avec le salarié, en cohérence avec les horaires de travail pratiqués dans l'entreprise.

Droit à la déconnexion

Le code du travail instaure un "droit à la déconnexion". A vous de veiller à ce que le salarié prenne ses temps de repos, malgré la possibilité technique de travailler à distance (ex. : email le week end, la nuit via des outils professionnels

ou personnels).

Dans ce but, vous pouvez par exemple :

- donner des consignes pour ne pas répondre aux mails ou à des appels sur le téléphone portable;

- instaurer des dispositifs de mise en veille des serveurs informatiques en dehors des heures de travail ;

- activer des messageries d'absence et de réorientation.

Gérer la question des frais professionnels

Quels frais?

Le salarié en télétravail doit disposer du matériel nécessaire : principalement, outils informatiques et accès internet.

Le salarié travaillant généralement chez lui, les frais professionnels peuvent être ceux liés au domicile (installation de prises téléphoniques), frais de mobilier, et surtout frais liés au matériel informatique (ex. : ordinateur, imprimante), frais de connexion au réseau téléphonique et de fournitures diverses (ex. : cartouches d'encre).

Prise en charge

En matière de frais professionnels, le principe est que les frais qu'un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent être supportés par ce dernier.

A notre sens, ce principe a aussi vocation à s'appliquer en matière de télétravail.

Bénéficier d'une exonération

Les frais de télétravail remboursés peuvent être exonérés de cotisations.

Deux méthodes sont possibles :

- sur justificatifs : vous remboursez le salarié en fonction des frais réels, et justifiés par une facture;

- via des allocations forfaitaires : vous bénéficiez alors d'une franchise de cotisations, dans la limite globale de 10€ par mois pour une journée de télétravail par semaine. Avantage : vous n'avez pas à justifier de la réalité des dépenses.

La limite d'exonération varie en fonction du nombre de jours télétravaillés sur la semaine : 20 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine, 30€ par mois pour 3 jours de télétravail par semaine, etc.

Il est aussi possible d'octroyer une allocation journalière pour chaque jour de télétravail, la limite d'exonération étant alors fixée à 2.50 € par jour, dans la limite de 55 € par mois.

Si le montant de l'allocation forfaitaire dépasse ces limites, l'exonération de charges sociales reste admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

Zoom sur la santé et la sécurité

Une installation matérielle sans faille

Comme pour tout au

tre salarié, vous devez assurer la santé et la sécurité du télétravailleur.

Conséquence de cette obligation, cela implique, en premier lieu, de vous assurer de la conformité du lieu où il travaille, et notamment de ses installations électriques.

Vigilance sur la santé mentale

Sentiment d'isolement, conciliation difficile de l'emploi du temps professionnel avec la vie de famille, hyper-connexion...

Les risques psychosociaux (RPS) liés au télétravail demandent une vigilance spécifique.

Sur ces thématiques, le site de n'INRS peut vous aider ("Télétravail, quels risques? Quelles pistes de prévention?", www.inrs.fr).

Ne pas omettre le suivi médical

Le télétravailleur bénéficie des examens médicaux classiques (lors de l'embauche, périodiques, et au retour de certaines absences).

Accident du travail

Un accident sur le lieu et au temps du télétravail est présumé être un accident de travail.

Concrètement, le domicile ou le tiers lieu (ex. : espace de coworking) où le télétravail s'exerce est assimilé aux locaux de l'entreprise.

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Modèle d'avenant de passage au télétravail

Article 1.- Le présent avenant au contrat de travail a pour objet d'organiser l'exécution des fonctions ... du salarié exercées au sein de la société en télétravail. Le travail est effectué en télétravail, la demande du salarié OU à la demande de la société, que le salarié a acceptée OU d'un commun accord.

Si une période d'adaptation est prévue : Au cours d'une période d'adaptation qui durera ..., chacune des parties pourra mettre un terme au télétravail avec un délai de prévenance de ... Cette période de télétravail est prévue pour une durée limitée. Elle prendra fin le ... OU Le télétravail est effectué pour une durée indéterminée.

Article 2. - Le lieu d'exercice du télétravail est prévue de la manière suivante : le salarié travaillera à son domicile OU pour partie à son domicile (1) et pour partie au siège de la société (1) OU pour partie à son domicile (1), pour partie au siège de la société (1) et pour partie depuis des lieux de mission (1) OU pour partie à son domicile (1), et pour partie depuis des lieux de mission (1) OU pour partie du siège de la société (1) et depuis des lieux de mission (1).

Article 3. - Le salarié sera joignable aux plages horaires suivantes ... OU aux plages horaires fixées par (l'accord collectif du ... ou la charte du ...).

Les modalités de contrôle du temps de travail sont les suivantes :

- la durée hebdomadaire de travail est fixée à ... heures;

- la durée maximale légale du travail est fixée à ... heures.

En tout état de cause, le décompte des heures supplémentaires se fera de la manière suivante...

Article 4. - Pour l'exécution de son travail, le salarié utilisera le matériel suivant : ... OU Le salarié informera ... (2) à l'avance la société de tout changement de domicile pour faciliter le transfert des moyens informatiques mis à sa disposition (3).

En cas de rupture du contrat de travail, le matériel mis à la disposition du salarié par la société sera restitué à la société dans un délai de ...

La société informe le salarié des restrictions à l'usage des équipements ou outils informatiques suivantes ... et qu'il est passible des sanctions suivantes en cas de non-respect de ces restrictions...

La société prend en charge les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail sur la base des justificatifs des dépenses engagées par le salarié.

Article 5. - Le salarié télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise.

Article 6. - Un entretien annuel est organisé avec le salarié portant, notamment, sur les conditions de son activité et de sa charge de travail.

Article 7. - A l'initiative du salarié ou de la société, il peut être mis fin à la situation de télétravail. Le salarié bénéficie d'une priorité d'accès à un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles. La disponibilité de tout poste de cette nature est portée à sa connaissance.

(1) Eventuellement préciser les jours

(2) Mois, semaines ou jours

(3) Lorsque l'employeur fournit le matériel